معرفی سامانه استعلام وکالتنامه

استعلام وکالت نامه یکی از مواردی است که می تواند از میزان کلاهبرداری ها و سو استفاده های حقوقی به ویژه در موارد مالی بکاهد. چرا که در برخی موارد، وکالت نامه ها جعلی یا فاقد اعتبار بوده و طرف معامله را متضرر می کند. برای این منظور مدیر کل ثبت امور اسناد به تمامی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق دستور داده است تا هنگام تنظیم سند، حتما از اسناد وکالت استعلام بگیرند.

برای این استعلام دو روش کلی وجود دارد. در روش اول که حضوری یا تلفنی می باشد، لازم است با مراجعه به دفترخانه ای که وکالت در آن تنظیم شده است، متن وکالت نامه یا اطلاعاتی همچون کد ملی، یا شناسه سند و شماره وکالت نامه به سر دفتر تحویل داده شود تا صحت آن بررسی گردد. البته روش حضوری استعلام وکالت نامه بیشتر برای وکالت نامه هایی است که قبل از شهریور سال 92 تنظیم شده اند.

شیوه دوم، اقدام از طریق سامانه استعلام وکالتنامه یا همان سامانه ثبت من است. این سایت که در واقع درگاه یکپارچه سازی خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد، دسترسی یکپارچه تمامی کاربران را به سامانه ملک، مالکیت معنوی، ازدواج و طلاق؛ سناد رسمی و اجرای آن ها و ثبت شرکت ها را ممکن کرده است.

بدین ترتیب، متقاضیانی که قصد استعلام الکترونیک وکالت نامه را دارند، بایستی ضمن مراجعه به سامانه من به نشانی my.ssaa.ir وارد بخش اسناد رسمی شده و مراحل لازم را طی نمایند.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

راهنمای ورود به سامانه استعلام وکالتنامه

همانطور که گفته شد، افرادی که قصد استعلام وکالت نامه دارند می توانند به جای مراجعه حضوری به دفترخانه ها، از طریق سامانه استعلام وکالتنامه اقدام به این کار کنند. البته این نکته را نیز باید یادآوری کرد که تنها وکالت نامه های معتبر و ثبت شده در دفتر اسناد رسمی قابل پیگیری هستند و وکالت ها شفاهی یا عادی فاقد ارزش قانونی بوده و نمی توان از آن ها استعلام گرفت.

بر این اساس، افرادی که اطلاعات موثق دارند می توانند به صورت آنلاین برای استعلام وکالت نامه خود اقدام نمایند. گفتنی است که برای استعلام الکترونیک باید وارد پورتال ثبت من شد. برای این منظور به دو روش می توان اقدام کرد. در شیوه اول، با مراجعه به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، می توان در بخش " خدمات الکترونیک" بر روی گزینه " تصدیق اصالت سند و اوراق دفاتر اسناد رسمی " کلیک نمود تا وارد صفحه مشخصات سند شد.

در روش دوم که قصد توضیح آن را داریم، جستجوی آدرس سایت ثبت من و طی یک سری مراحل است. برای آشنایی بیشتر، در ادامه راهنمای ورود به سامانه استعلام وکالتنامه به صورت تصویری ذکر شده است. لازم به ذکر است که برای دریافت خدمات بهتر بایستی در این سایت، یک حساب کاربری به صورتی که در تیتر بعد شرح داده است، ایجاد کرد.

جستجوی سامانه ثبت من در سایت گوگل و یا وارد کردن مستقیم آدرس my.ssaa.ir

وارد شدن به سامانه ثبت من

نکته: سایت فوق مخصوص وکالت نامه های داخلی است و برای استعلام وکالت نامه های خارجی لازم است ابتدا به سفارت خانه ایران در کشور مربوطه مراجعه کرد و سپس درخواست استعلام دهد. چنانچه شخصی مایل به استعلام الکترونیک باشد، بایستی به سایت دیگری مراجعه کند که در ادامه به آن پرداخته خواهد شد.

نحوه ایجاد حساب کاربری در سامانه استعلام وکالتنامه

خدماتی که سامانه ثبت من ارائه می دهد به دو بخش عمومی و شخصی تقسیم بندی می شوند. در خدمات عمومی نیازی ایجاد حساب کاربری نبوده و تنها کافی است که به بخش مربوطه رفته و امر مورد نظر را انجام داد. اما برای بهر مندی از خدمات شخصی که غالبا به اسناد و مالکیت های شخصی مربوط می شود، لازم است که حتما یک حساب کاربری ایجاد شود.

از این رو، افرادی که حساب کاربری ندارند، بایستی مطابق با راهنمای تصویری نحوه ایجاد حساب کاربری در سامانه استعلام وکالتنامه که در زیر آمده است، عمل نمایند. گفتنی است برای این منظور به اطلاعاتی همچون کد ملی، تاریخ ملی و شماره همراه نیاز است.

وارد شدن به صفحه اصلی سامانه ثبت من و کلیک بر روی گزینه "ورود" در بالای صفحه

انتخاب گزینه "ایجاد حساب"

وارد کردن اطلاعات خواسته شده اعم از کد ملی، تاریخ تولدی و شماره همراه

یک کد اعتبار سنجی یک بار مصرف به شماره تلفن درج شده ارسال می شود که بایستی آن را در محل مربوطه وارد نمود.

حساب کابری با موفقیت ایجاد می شود و از این پس کاربر می تواند برای انجام امور شخصی وارد پروفایل خود شود.

نکته1: بهتر است برای ورود آسان تر از مرورگرهای کروم، فایرفاکس یا Edge Microsoft استفاده شود. همچنین، در صورت روشن بودن فیلتر شکن هنگام ورود به سامانه ثبت من، بایستی آن را غیر فعال نمود.

نکته 2:  متقاضیان توجه داشته باشند که شماره تلفن و کد ملی باید متعلق به یک خود کاربر باشد. در غیر این صورت پیغام هشدار نمایش داده شده و امکان ایجاد حساب وجود نخواهند داشت.

نکته 3: پس از ایجاد حساب کاربری، در پروفایل شخصی، اطلاعات کاربر از قبیل جنسیت، نام پدر، تاریخ تولد، سریال شناسنامه، شماره شناسنامه، و شماره تلفن همراه او درج می شود. چنانچه هر کدام از این اطلاعات نادرست باشد، می توان از طریق گزینه ای که در صفحه شخصی وجود دارد، برای اصلاح آن اقدام کرد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

مراحل گرفتن استعلام اصالت وکالتنامه

اخذ استعلام الکترونیک اصالت وکالتنامه نیازمند اطلاعاتی مثل شناسه سند و رمز تصدیق می باشد. این اطلاعات در بالای برگه وکالت نامه سمت چپ و راست قید شده اند و کاربر با وارد کردن آن دیگر نیازی به موارد دیگر جهت استعلام نخواهد داشت.

برای این منظور تمامی انواع وکالت نامه رسمی و محضری از قبیل وکالت های مطلق یا عام، وکالت کاری، وکالت مقید، و وکالت قضایی به صورت آنلاین قابل استعلام گیری هستند. در زیر  راهنمای مراحل گرفتن استعلام وکالتنامه از سایت my.ssaa.ir به تصویری شرح داده شده است.

ورود به سایت ثبت من به آدرس my.ssaa.ir و کلیک بر روی منوی "اسناد رسمی"

لمس گزینه " تصدیق اصالت سند"

وارد کردن شناسه سند و رمز تصدیق

با کلیک بر روی باکس "بیاب"، کاربر به صفحه ای هدایت می شود که در آن مورد تصدیق بودن یا نبودن وکالت نامه مشخص می شود. نکته قابل ذکر این است که در هنگام وارد کردن شناسه سند و رمز تصدیق باید دقت شود، در غیر این صورت امکان ورود به صفحه استعلام وجود نخواهد داشت.

سامانه استعلام وکالتنامه خارج از کشور

همانطور که در بالا نیز ذکر شد، برای استعلام وکالت نامه خارجی نمی توان از طریق سامانه ثبت من اقدام کرد. برای این منظور، سایتی به مدیریت وزارت امور خارجه طراحی شده است که میخک نام دارد و از طریق آن می توان به تایید اسناد رسمی صادره از کشورمان و استفاده از آن ها در کشور خارجی محل اقامت پرداخت.

سایت مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی (میخک)، خدمات گوناگونی را ارائه می دهد که از جمله آن ها می توان به امور سجلی، گذرنامه، حمایت های کنسولی و قضایی، تایید اسناد، تنظیم وکالتنامه و ... اشاره کرد. بنابراین، افرادی که در یک کشور خارجی اقامت دارند و قصد استعلام الکترونیکی وکالت نامه های رسمی صادر شده از سوی دفترخانه های ایرانی را دارند، می بایست به این سایت مراجعه نمایند.

متقاضیان دقت داشته باشد که برای استفاده از خدمات سامانه میخک بایستی حتما در این سایت ثبت نام نمایند. بدین منظور لازم است تا پس از ورود به سامانه مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی به نشانی mikhak.mfa.gov.ir بر روی گزینه " ثبت نام " در صفحه اصلی کلیک کرده و اطلاعات لازم را وارد نمود.

آن دسته از کاربرانی که تنها قصد استعلام وکالت نامه در خارج از کشور را دارند نیز باید پس از ثبت نام و ایجاد حساب کاربری، از طریق ورود به صفحه ثبت نام و طی کردن مراحلی که در زیر توضیح داده شده است، استعلام بگیرند.

ورود به سامانه میخک

کلیک بر روی گزینه " ثت نام"

انتخاب گزینه "بررسی صحت مدارک"

وارد کردن اطلاعاتی همچون نوع مدرک، کد رهگیری، کد ملی و کد امنیتی نمایش داده شده

کلیک بر روی باکس "جستجو"

نکته: منظور از کد رهگیری، کدی است که پس از ثبت نام و تشکیل پرونده به کاربر تعلق می گیرد. گفتنی است که نتایج درخواست های ثبت شده در سایت میخک تنها به آدرس ایمیلی که در هنگام ثبت نام به ثبت رسیده است ارسال می شود.

سایت استعلام وکالت نامه با کدملی

ممکن است برای برخی از متقاضیان این سوال مطرح شود که آیا با وارد کردن کد ملی به تنهایی می توان از وکالت نامه استعلام گرفت؟ برای پاسخ به این سوال باید دید که استعلام به شیوه حضوری صورت می گیرد یا به شکل الکترونیک و آنلاین؟

چراکه اگر شخصی به صورت حضوری به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند که در آن وکالت نامه تنظیم شده است، حتی در صورت عدم تحویل مدارک دیگر نیز می توان با ارائه اطلاعات هویتی همچون کد ملی، از وکالت نامه مربوطه استعلام گرفت.

این در حالی است که موردی تحت عنوان سایت استعلام وکالت نامه با کدملی وجود ندارد و هیچ کدام از کاربران نمی توانند با وارد کردن این کد به صفحه مربوط به تایید سند وارد شوند. زیرا همانطور که در بالا توضیح داده شد، اطلاعات مورد نیاز در صفحه تشخیص سند my.ssaa.ir عبارتند از شناسه سند 18 رقمی و رمز تصدیق، 6 رقمی که در بالای وکالت نامه قرار دارند.

این امر در مورد استعلام وکالت نامه های خارج از کشور نیز صدق می کند. با این تفاوت که در سایت مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی میخک برای استعلام وکالت نامه، در کنار کد ملی به اطلاعات دیگری همچون نوع مدرک و کد رهگیری نیز نیاز خواهد بود. 

سایت استعلام وکالت نامه با شناسه سند

شناسه سند از جمله مواردی است که برای استعلام وکالت نامه در سامانه ثبت من نیاز است. این شناسه نشانه رسمی بودن اسناد است، چراکه اگر سندی از طریق یک مامور رسمی تنظیم شده و دارای صلاحیت باشد، برای نشان دادن اعتبارش یک شناسه سند به آن تعلق می گیرد.

گفتنی است که شناسه مذکور تنها به وکالت نامه های کتبی داده می شود و وکالت نامه های شفاهی یا عادی فاقد آن می باشند. بدین ترتیب، با وارد کردن آن در سایت استعلام وکالت نامه با شناسه سند که همان سامانه ثبت من به نشانی my.ssaa.ir است، اطلاعات مربوط به اصالت سند برای کاربر به نمایش در می آید.

چنانچه کاربری این شناسه را گم کرده و یا به هر دلیلی فاقد آن باشد، از هیچ روش دیگری نمی تواند برای استعلام در پورتال ثبت من اقدام کند. زیرا همانطور که گفته شد، امکان استعلام وکالت نامه از طریق کد ملی یا اطلاعات هویتی دیگری در این سامانه وجود ندارد.

سایت استعلام وکالت نامه با رمز تصدیق

به غیر از شناسه سند، رمز تصدیق نیز برای گرفتن استعلام در سامانه ثبت من الزامی است. این رمز که مربوط به تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی می باشد، تنها برای وکالت نامه های صادر می شود که از پس از شهریور سال 92 تنظیم شده باشند.

بر این اساس، برای وکالت نامه های که قبل از تاریخ مذکور تنظیم و صادر شده اند، نمی توان از طریق سایت تایید اصالت وکالت نامه یعنی my.ssaa.ir با رمز تصدیق اقدام کرد و لازم است که به صورت حضوری به دفترخانه ای که سند تنظیم شده مراجعه و مراحل لازم را انجام داد.

نکته دیگر آنکه مجددا باید یادآور شد که برای استعلام وکالت نامه های خارج از کشور نیازی به وارد کردن رمز تصدیق در سایت میخک نیست و باید همان اطلاعاتی که در تیترهای بالا بدان اشاره شد، درج شود. کاربرانی که این رمز را به هر دلیلی گم کرده یا دسترس ندارندف می توانند از طریق مراجعه حضوری به دفترخانه ها اقدام نمایند.

سایر امکانات سامانه استعلام وکالتنامه

سایت ثبت من به عنوان درگاه اصلی مراجعه به سامانه استعلام وکالتنامه، از امکانات و بخش های متعدد دیگری نیز برخوردار است. سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در واقع با طراحی این سامانه تلاش کرده است تا از سردرگمی کاربران در مراجعه به سایت های زیر مجموعه خود بکاهد و همه آن ها را به صورت یکپارچه در این درگاه جمع اوری کند. از این رو، سایر امکانات و خدمات سامانه استعلام وکالتنامه به نشانی my.ssaa.ir را می توان به شرح زیر دانست.

املاک و کاداستر: بررسی اطلاعات مربوط به حد و حدود اموال غیر منقول

اسناد رسمی: شامل خدماتی همچون تصدیق اصالت سند، دفاتر داریا ظرفیت، محاسبه هزینه سند، پیگیری استعلام الکترونیک ملک، و موقعیت مکانی دفاتر می باشد

ازدواج و طلاق: از بخش های مثل فاتر دارای ظرفیت و موقعیت مکانی دفاتر تشکیل شده است

اجرای اسناد رسمی: در آن می توان از ممنوع الخروجی استعلام گرفت

ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری: دارای بخش های متعددی مثل رهگیری درخواست، ثبت درخواست تاسیس، صورت حساب جلسات، اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی و... تشکیل شده است

مالکیت معنوی: خدماتی همچون ثبت اختراع، ثبت علامت تجاری، اظهارنامه من، ثبت طرح صنعتی، و ... را ارائه می دهد

اشخاص حقوقی: در آن می توان به استعلام شناسنامه پرداخت

ملاقات و نوبت دهی: ملاقات عمومی، نوبت های من، مرکز مالکیت معنوی از جمله خدمات این بخش است

پرداخت:  به منظور استعلام شناسه قبض

در صورتی که پس از خواندن این مقاله، سوال یا ابهامی در خصوص ورود به سامانه استعلام وکالتنامه داشتید هم می توانید با کارشناسان مرکز مشاوره سامانه ها تماس بگیرید. کارشناسان سامانه ها تمام سوالات شما را به کامل ترین شکل ممکن پاسخگو هستند.